프로젝트 이해관계자 참여와 세 가지 모델에 대해 알아보겠습니다.
프로젝트 이해 관계자 이해
프로젝트 이해 관계자는 프로젝트 결과에 영향을 받는 개인 또는 그룹이며 따라서 프로젝트에 영향을 미치려고 합니다. 프로젝트 이해 관계자는 회사가 수행하는 프로젝트, 프로그램 및 포트폴리오의 결정, 활동 및 성과에 영향을 미치거나 영향을 받는 개인 또는 그룹입니다.프로젝트 매니저프로젝트와 관련된 다양한 이해관계자들의 이해관계를 조정하면서 프로젝트를 관리하고 수행하는 것이 필요하다. 특히 대규모이고 복잡한 대규모 프로젝트의 경우 프로젝트 이해관계자의 관리가 프로젝트의 성공과 실패를 결정한다. 프로젝트 이해관계자 관리란 이해관계자들과 적극적으로 소통하고 피드백을 받아 이해관계자의 참여 수준을 높이고 긍정적인 영향을 제공하는 활동이다. 프로젝트 이해관계자 분석이란 프로젝트 전반에 걸쳐 고려해야 할 이해관계자들의 기대와 이해관계를 파악하기 위해 정성적, 정량적 정보를 수집하고 분석하는 활동을 말한다. 프로젝트 이해관계자들은 프로젝트에 대한 이해관계가 다르며 프로젝트 진행 시기에 따라 다를 수 있다. 그리고 이해관계자들은 다양한 유형으로 나타날 수 있다. 따라서 프로젝트를 수행할 때 이해관계자 관리가 매우 어렵고 중요하다. 프로젝트 이해관계자 관리가 프로젝트 진행 전반에 걸쳐 지속적으로 이루어져야 하며, 프로젝트의 중요한 이해관계자들은 특별히 관리되어야 한다. 중요한 이해관계자들이 프로젝트 진행 방식에 불만을 품고 있거나 부정적인 인식을 가지고 있다면 프로젝트가 정상적으로 진행되지 않을 수 있다. 프로젝트 이해관계자 관리의 목적은 프로젝트 프로세스 전반에 걸쳐 이해관계자들의 프로젝트에 대한 만족도를 유지하는 것이다. 이를 위해 프로젝트 관리자는 이해관계자에게 필요한 정보를 적극적으로 공유하고 제공해야 하며, 프로젝트 이해관계자가 프로젝트의 의사 결정 과정에 적극적으로 참여하도록 장려해야 합니다.
프로젝트 이해 관계자에 대한 설명
프로젝트 이해 관계자의 범주에는 팀원, 고객, 사용자, 공급업체, 파트너, 기능 관리자, PMO, 후원자 및 운영 위원회가 포함됩니다. 기능 관리자는 프로젝트 팀원이 속한 부서의 책임자이며, 프로젝트에서 프로젝트 팀원을 확보하기 위한 협상의 대상입니다. 기능 관리자는 일반적으로 회사 내 특정 부서의 책임자입니다. 후원자는 프로젝트에 필요한 리소스와 지원을 제공하고 프로젝트를 성공으로 이끄는 책임을 지는 사람입니다. 그는 또는 그녀는 프로젝트의 비전과 목표를 제시하고 중요한 결정과 결과를 검토할 책임이 있습니다. 그는 또는 그녀는 회사 내 특정 부서의 책임자 또는 임원입니다. 운영 위원회는 고위 이해 관계자로 구성되어 프로젝트 팀을 지휘하거나 지원하며 프로젝트 팀의 의사 결정 권한을 초과하는 결정을 내립니다. 프로젝트 관리 사무소(PMO)는 프로젝트와 관련된 거버넌스 프로세스를 표준화하고, 지원 방법론, 도구 및 기술을 공유하고, 프로젝트를 지원하는 조직입니다. 프로젝트 관리 사무실은 종종 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 주요 이해 관계자와 일정 수준의 의사 결정 권한을 부여받아 비즈니스 목표와 프로젝트 간의 일치를 유지합니다. 프로젝트 관리 사무실에는 세 가지 유형이 있습니다. 세 가지 유형의 프로젝트 관리 사무실은 지원형, 통제형 및 지시형입니다.[프로젝트 관리 오피스의 3가지 유형]
지원형은 프로젝트를 지원하는 PMO 유형입니다. 가장 전통적인 유형의 PMO입니다. 통제형은 프로젝트가 계획대로 진행되고 있는지 모니터링하고 성과를 통제하는 유형의 PMO입니다. 통제형은 현재 추세입니다. 대부분의 회사는 PMO에 프로젝트 성과를 통제할 권한을 부여합니다. 오늘날 통제형 PMO가 가장 일반적입니다. 지시형은 컨트롤 타워 역할을 하는 PMO입니다. 경영진처럼 프로젝트를 지시하는 역할을 하는 유형의 PMO입니다. 지시형은 가장 많은 권한을 가진 유형입니다. 아직 그러한 유형은 없습니다. 프로젝트 관리 사무소(PMO)의 역할은 다양한 역할을 합니다. PMO의 일반적인 역할은 전체 회사의 성공 관점에서 각 프로젝트의 성과를 평가하는 것입니다. 성과를 평가할 책임이 있습니다. 그리고 경영진의 의사 결정을 지원하기 위해 프로젝트의 현재 상태에 대한 정보를 제공하거나 보고할 책임이 있습니다. 프로젝트 관리자는 원래 경영진에게 보고하지만 객관적으로 보고하기 위해 PMO와 프로젝트 관리자는 종종 프로젝트 진행 상황을 경영진에게 보고합니다. 경영진의 관점에서 그들은 객관적인 보고서를 받고 싶어합니다. 프로젝트 관리 사무소(PMO)의 가장 중요한 역할은 프로젝트 정책, 절차, 표준 및 템플릿과 같은 프로젝트 관리 방법론을 개발하고 채택하고 프로젝트를 조정하는 것입니다(테일러링). 회사와 조직 내에서 여러 프로젝트를 동시에 수행할 수 있습니다. 그리고 각 프로젝트에는 인력이 필요하지만 회사 내의 리소스는 제한적입니다. 회사는 많은 프로젝트를 수행한다고 해서 더 많은 사람을 고용하지 않습니다. 따라서 제한된 리소스를 프로젝트에 할당하고 진행해야 합니다. 그러나 회사는 특정 기술을 가진 제한된 수의 인력을 보유하고 있으며 특정 기술을 가진 인력이 동시에 여러 프로젝트에 필요할 수 있습니다. 이러한 사람들을 공유 리소스라고 합니다. 프로젝트 관리 사무소(PMO)는 모든 프로젝트에서 공유 리소스를 관리해야 합니다. 회사 관점에서 프로젝트 위험 관리를 수행합니다. 그리고 회사 관점에서 위험 관리를 수행합니다. PMO는 프로젝트 간의 커뮤니케이션을 조정할 책임이 있습니다. 프로젝트 관리 사무소는 또한 프로젝트를 검토하고 감사를 통해 정책과 절차가 준수되고 있는지 모니터링합니다. 이를 감독이라고 합니다. PMO의 역할 중 하나는 감독입니다. 물론 실제로는 대부분 외부 회사를 감독에 활용합니다. 프로젝트를 통해 얻은 지식과 경험의 대부분은 사람에게 의존합니다. 그러나 이것이 프로젝트를 수행할 때마다 활용되지 않으면 회사 관점에서 낭비가 됩니다. 따라서 이를 최소화하기 위해 PMO는 회사 전체의 지식 관리를 주도합니다.
프로젝트 이해 관계자 참여 설명
프로젝트 이해 관계자 참여는 이해 관계자와 협력하는 모든 프로젝트 활동을 말합니다. 이해 관계자와 협력하여 요구 사항을 지정합니다. 식별된 위험에 대한 솔루션프로젝트의 중간 성과물을 함께 생각하고, 논의하고, 검토하는 활동이 이해관계자 참여 활동이다. 이해관계자와의 긍정적인 참여를 촉진하기 위해서는 좋은 대인관계를 구축하는 것이 필수적이며, 이해관계자를 합리적이고 논리적으로 설득하고, 이해관계자의 관심사를 이해하고, 이해관계자가 원하는 정보를 정확하고 시기적절하게 공유하며, 적절한 시기에 적절한 참여를 유도할 수 있어야 한다. 프로젝트에서는 이해관계자가 원하는 정보를 소통을 통해 파악하고 제공하기 위한 활동을 수행한다. 프로젝트를 수행하는 과정에서는 프로젝트 관련 정보를 어떻게 생성, 수집, 분류, 저장, 배포할 것인지에 대한 계획도 필요하다. 프로젝트 이해관계자의 참여를 촉진하기 위해서는 적절한 전략을 수립하고 조치를 취해야 한다. 이해관계자 참여 활동은 프로젝트 시작 전이나 프로젝트 시작 시 등 프로젝트 수행의 전 과정에 걸쳐 필요하다. 프로젝트가 시작되기 전 사업 계획의 예로는 사업 계획이 있다. 프로젝트를 시작할 때 명확한 비전을 정의하고 공유하는 것이 좋다. 이해관계자에게 관심 있는 내용을 알려주는 것이 좋습니다. 프로젝트를 통해 어떤 비전을 달성하고 싶은지 이해관계자와 적극적으로 공유하는 것이 바람직합니다. 이해관계자를 프로젝트에 효과적으로 참여시키는 데는 총 5단계가 있습니다. 5단계는 다음과 같습니다. 식별, 이해, 분석, 우선순위 지정, 참여, 모니터링.[프로젝트 이해 관계자들 참여 방법과 단계]
식별 단계에서는 프로젝트를 시작하기 전에 상위 수준의 이해관계자 식별 작업을 수행할 수 있습니다. 이해관계자를 효과적으로 참여시키려면 먼저 이해관계자를 식별해야 합니다. 그리고 보다 구체적이고 자세한 이해관계자 식별은 프로젝트 시작 시에 모두 이루어집니다. 그리고 프로젝트 전반에 걸쳐 지속적이고 점진적으로 지정합니다. 사실, 고객, 최종 사용자, 스폰서 및 프로젝트 팀을 쉽게 식별할 수 있습니다. 그러나 실제 프로젝트와 직접 관련이 없고 처음에 식별하기 어려운 이해관계자가 있을 수 있습니다. 이러한 새로운 이해관계자가 나중에 나타나면 문제가 발생할 수 있습니다. 또한 프로젝트는 이해관계자를 지속적으로 식별하고 지정해야 합니다. 프로젝트가 프로젝트 수명 주기의 여러 단계를 거치면 장기간에 걸쳐 수행되므로 변경 사항이 발생할 수 있기 때문입니다. 조직 변경이나 사임으로 인해 일부 이해관계자가 더 이상 프로젝트에 참여하지 않는 경우가 있을 수 있습니다. 반면에 조직 변경이나 채용으로 인해 새로운 이해관계자가 통합되는 경우가 있을 수 있습니다. 그리고 회사, 조직 및 더 광범위한 이해관계자 커뮤니티에 큰 변화가 있을 수 있으므로 프로젝트에는 지속적인 이해관계자 식별이 필요합니다. 이해 및 분석 단계에서 프로젝트 관리자와 프로젝트 팀은 프로젝트 결과에 영향을 줄 수 있는 이해관계자가 추구하는 신념, 감정 및 가치를 파악해야 합니다. 이해관계자를 이해하기 위해서는 프로젝트에 대한 각 이해관계자의 입장과 관점을 분석해야 합니다. 이해관계자 분석은 권한, 영향력, 태도, 신념, 기대, 영향력 수준, 근접성, 관심사 및 우려 사항을 파악하고 분석해야 합니다. 프로젝트 팀은 개별 이해관계자를 분석하는 것 외에도 이해관계자 간의 상호 작용도 고려해야 합니다.[이해 관계자 분석 요소]
프로젝트와 관련된 이해관계자의 의사결정 권한을 분석합니다. 이해관계자의 정보, 요구 사항, 기대 사항을 분석합니다. 프로젝트에 대한 이해관계자 참여의 타이밍과 역할을 분석합니다. 이해관계자가 프로젝트에 직간접적으로 영향을 미치는 정도를 파악합니다. 유사한 이해관계자와의 연대 가능성도 고려합니다. 우선순위는 이해관계자가 너무 많아 프로젝트에 직접적이고 효과적으로 참여할 수 없는 경우 분석 결과에 따라 초기 우선순위를 설정하는 데 사용할 수 있습니다. 이해관계자가 너무 많으면 모든 이해관계자를 동등하게 관리하기 어렵습니다. 이해관계자의 우선순위를 정할 때는 각 권한에 따라 정하거나 관심 수준을 고려합니다. 사실, 참여 우선순위를 정하는 가장 일반적이고 효과적인 방법은 권한과 관심이 가장 강한 이해관계자에 집중하는 것입니다. 새로운 이해관계자가 나타나거나 변경되는 경우 우선순위를 이해관계자 환경에 따라 재할당할 수 있습니다. 프로젝트는 이를 수용할 수 있어야 합니다. 이해관계자의 우선순위를 정하는 데 가장 일반적으로 사용되는 방법은 멘델로우 매트릭스입니다. 멘델로우 매트릭스는 권력과 관심 모델을 기반으로 이해관계자를 분석하고 결정하는 방법입니다. 멘델로우 매트릭스에서 권력이 높고 관심이 높으면 이를 면밀히 관리해야 합니다. 권력은 높지만 관심이 낮으면 이를 만족시켜야 합니다. 권력은 낮지만 관심이 높으면 이를 알려야 합니다. 물론 멘델로우 매트릭스를 통한 관리도 내부적으로만 관리해야 합니다. 참여는 프로젝트 도입, 요구 사항 도출, 기대 관리, 문제 해결, 협상, 우선순위 지정, 의사 결정 과정에서 이루어집니다. 이 과정에서 이해관계자의 의견과 이야기를 적극적으로 경청하고, 대인 관계 기술을 활용하고, 갈등을 관리하고, 리더십 기술을 갖추어야 합니다. 이해관계자와 소통할 때는 공식적 소통과 비공식적 소통이 있습니다. 그리고 구두 보고와 서면 보고 유형이 있습니다. 공식 및 구두 보고 방법에는 프레젠테이션 및 브리핑, 프로젝트 검토, 데모가 포함됩니다. 브레인스토밍하는 방법비공식 및 구두 보고 방법에는 대화 및 임시 토론이 있습니다. 공식 및 서면 보고 방법에는 비즈니스 사례, 진행 보고서 및 프로젝트 문서 공유가 포함됩니다. 비공식 및 서면 보고 방법에는 메모, 카카오톡 및 문자 메시지가 포함됩니다. 커뮤니케이션 방법에는 대화형, 푸시 및 풀 커뮤니케이션이 포함됩니다.[의사 소통 방법]
상호작용적 의사소통은 가장 기본적인 방법입니다. 그리고 가장 효율적인 방법입니다. 이해관계자의 참여는 대화, 전화, 회의, 브레인스토밍과 같은 상호작용적 의사소통에 기반을 두고 있으며 기본이 됩니다. 상호작용적 의사소통은 가장 흔하고 효율적인 방법입니다. 푸시 의사소통은 메모, 카카오톡, 이메일, 보고서 제출과 같은 일방적 의사소통 방법입니다. 푸시 의사소통은 상대방의 반응과 상대방이 그것을 어떻게 이해했는지 알기 어렵다는 단점이 있습니다. 풀 의사소통은 이해관계자가 찾고 있는 정보를 프로젝트 관리 정보 시스템(PMIS)이나 온라인 저장소에 게시하는 방법입니다. 풀인을 통해 정보를 받는 수신자는 자신의 의지에 따라 보안 절차가 적용된 시스템 환경에서 정보에 접근할 수 있습니다. 정보가 너무 많을 때 사용하기 좋은 방법입니다. 또한 공간적 제약이 많은 프로젝트 환경에서 사용할 수 있는 방법입니다. 모니터는 프로젝트 이해관계자가 실제로 잘 참여하고 있는지, 원하는 만큼 받고 있는지, 실제 참여가 효과적인지 확인하는 활동을 말합니다. 프로젝트 관리자(PM)는 프로젝트 프로세스 동안 이해관계자 참여의 수준과 효과를 지속적으로 모니터링해야 합니다. 이를 통해 그는 현재의 이해관계자 참여 전략이 효과적인지 또는 조정이 필요한지 평가합니다. 필요한 경우 그는 이해관계자 참여 방법을 변경하거나 업데이트하여 이해관계자 만족도를 높일 수 있습니다. 그는 프로젝트 초기에 이해관계자를 참여시키는 방법에 대한 계획을 수립하지만 실제 프로젝트 프로세스 동안 그는 원하는 수준의 이해관계자 참여가 실제로 이루어지고 있는지 모니터링합니다. 프로젝트 관리자는 처음에 수립된 참여 전략이 효과적인지 여부를 판단하고 효과가 없다고 판단되면 참여 방법을 업데이트하고 수정합니다. 또한 프로젝트 프로세스 동안 새로운 프로젝트 이해관계자가 식별될 수 있으며 반대로 기존 프로젝트 이해관계자 중 일부가 제외될 수 있습니다. 프로젝트 프로세스 동안 일부 이해관계자의 태도가 변하거나 회사의 조직이나 임명의 변화로 인해 권한이 변경될 수 있으므로 모니터링이 필요합니다. 처음에 매우 관심이 있던 임원이 갑자기 관심을 잃거나 반대로 임원이 갑자기 프로젝트에 더 관심을 갖게 될 수 있습니다.
프로젝트 이해관계자 모델 및 기술
프로젝트 이해관계자 모델에는 Salience 모델, 협상 모델, 변경 모델이 포함됩니다.[이해관계자 모델들]
Salience Model은 프로젝트 이해관계자를 식별하고 분석하는 과정에서 권력, 정당성, 긴급성의 세 가지 속성을 기반으로 이해관계자를 분류하고 순위를 매기는 모델입니다. Salience Model에는 영향력 있는 권력, 프로젝트와 이해관계자 관계의 정당성, 이해관계자 요구의 긴급성이라는 세 가지 속성이 있습니다. 여기서 Salience는 눈에 띄는, 두드러진 또는 중요한 것으로 인식되는 것을 의미합니다. Salience Model은 세 가지 속성을 벤 다이어그램으로 구성하고 이해관계자 유형을 일곱 가지로 나눕니다. Salience Model의 일곱 가지 프로젝트 이해관계자 유형은 가장 중요한 이해관계자(Definitive), 종속적 이해관계자(Dependent), 요구하는 이해관계자(Demanding), 지배적 이해관계자(Dominant), 위험한 이해관계자(Dangerous), 비활성 이해관계자(Dormant), 재량적 이해관계자(Discretionary)입니다. 협상 모델은 다양한 프로젝트 이해관계자 간의 관계에서 다양한 의견과 차이점을 조정하고 합의를 도출하는 방법의 가장 좋은 원리를 사용하고 협상을 통해 윈-윈을 달성하기 위한 조건을 사용하는 모델입니다. 협상 모델은 모든 협상 파트너가 성숙하고 정직하며 가치 관점을 공유할 때만 윈윈이 가능하다고 생각합니다. 또한 프로젝트를 운영하는 방법에 대한 상호 신뢰와 합의가 있을 때만 윈윈이 가능하다고 생각합니다. 자신의 주장과 행동에 대한 책임을 지는 책임감이 있어야 하며, 상대방의 관점에서 생각할 수 있어야 한다고 생각합니다. 그리고 협력을 통해 프로젝트 이슈를 파악하고 함께 이슈에 대한 해결책을 모색하는 협상 방식을 통해 양측 모두에게 윈윈 상황이라고 믿는 모델입니다. 변화 모델은 변화 관리와 관련된 모델입니다. 학자들은 프로젝트 변화 관리 모델에 대한 다양한 모델을 만들어 제안했습니다. 프로젝트 변화 관리 모델은 다양하지만 그 사이에는 공통적인 요소가 있습니다. 공통적인 요소는 약 5가지입니다. 변화 모델의 5가지 공통적인 요소는 변화 공식화, 변화 계획, 변화 실행, 전환 관리, 변화 유지 관리입니다.[변화 모델의 공통 요소 5가지]
변화 공식화는 변화가 왜 필요한지, 미래에 어떻게 상황을 개선할 수 있는지에 대한 이해의 기반을 제공하는 것이다. 회사와 조직 내에서 변화의 필요성을 공유하고 인식하는 활동이다. 변화 계획은 변화의 필요성을 공유하고 인식한 후 사람들을 현재 상태에서 미래 상태로 전환하기 위한 활동을 파악하는 것이다. 변화를 수행하기 위한 계획을 진행하는 것이다. 변화 실행은 변화 계획이 완료된 후 실제 변화를 구현하고 수립된 계획에 따라 개선 활동과 대응책을 진행하는 것이다. 즉, 프로젝트에서 필요한 개선과 대응책을 수행하는 것이다. 전환 관리란 미래 상태가 달성될 때 발생할 수 있는 다양한 변화와 관련 수요 처리를 고려하는 것이다. 회사와 조직의 구성원 중에는 변화에 쉽게 적응하지 못하는 사람과 변화에 저항하는 사람이 있으므로 이를 잘 해결해야 한다. 이를 위해서는 필요한 교육과 동기를 제공해야 하며 변화와 관련하여 해야 할 일이 많다. 변화 유지 관리란 새로운 역량이 유지되고 오래된 프로세스와 관행이 중단되도록 하는 것이다. 프로젝트 이해 관계자와 관련된 두 가지 주요 성과물이 있다. 프로젝트 이해 관계자와 관련된 두 가지 성과물은 이해 관계자 등록부와 이해 관계자 참여 계획입니다.[프로젝트 이해관계자 관련 산출물]
이해관계자 등록부는 프로젝트 이해관계자의 신원, 평가, 분류 정보를 기록하고 관리하는 문서입니다. 이해관계자 참여 계획은 프로젝트에서 이해관계자를 참여시키고 촉진하는 데 필요한 전략과 조치를 기술한 문서입니다. 프로젝트 이해관계자 참여 평가 매트릭스는 프로젝트 이해관계자의 참여 수준을 비교하고 평가하는 데 사용됩니다. 이해관계자 참여 평가 매트릭스는 프로젝트 이해관계자의 참여 수준을 5가지 수준으로 분류하고 중요한 프로젝트 이해관계자의 원하는 참여 수준을 정의합니다. 이해관계자 참여의 5가지 수준은 Unware, Resistant, Neutral, Supportive, Leading입니다. 프로젝트 관리자(PM)는 계획에 있는 프로젝트 이해관계자의 원하는 참여 수준을 이해관계자 참여 계획을 통한 현재 참여 수준과 비교하고 평가하여 관리합니다.