프로젝트 커뮤니케이션 계획을 만드는 방법을 알아보겠습니다.
프로젝트 커뮤니케이션 계획 개발 이해
프로젝트에서 의사소통은 프로젝트 이해관계자를 효과적으로 참여시키는 가장 중요한 요소입니다. 프로젝트 이해관계자를 관리하는 것은 프로젝트의 성공을 결정하는 데 매우 중요하며, 이해관계자 참여의 중요성은 항상 강조됩니다. 프로젝트 이해관계자를 자주 참여시키는 것은 궁극적으로 프로젝트 이해관계자와 자주 소통하는 것을 의미합니다. 프로젝트 이해관계자 중에는 특히 프로젝트 총괄 관리자와 스폰서가 있습니다. 또한 프로젝트 내용에 대해 지속적으로 보고하고 프로젝트 총괄 관리자와 스폰서와 소통하여 결정을 받는 것도 매우 중요합니다. 프로젝트 의사소통에는 의사소통 계획이 필요합니다. 의사소통 계획은 프로젝트 이해관계자를 식별하고 분석하고 우선순위를 정하고 참여 계획과 겹치는 활동입니다. 의사소통 계획은 이해관계자를 식별하고 분석하고 권한과 관심사에 따라 이해관계자의 우선순위를 정하고 적절한 참여 계획에 따라 참여 수준을 관리하는 활동입니다. 프로젝트 이해관계자를 관리하는 공식적인 프로젝트 산출물 중에는 이해관계자 관리 원장과 이해관계자 참여 계획이 있습니다. 이해관계자 관리 원장은 각 이해관계자에 대한 신원 정보, 평가 정보, 분류 정보의 세 가지 유형의 정보를 기록합니다. 여기서 평가 정보가 중요합니다. 평가 정보에는 이해관계자의 권력, 권한, 관심, 기대에 대한 평가가 포함됩니다. 이해관계자 참여 계획은 각 이해관계자의 참여 수준에 대한 정보를 기록합니다. 이해관계자 참여 계획 이는 실제 참여를 위한 참여 수준과 참여 전략을 설명하는 계획입니다.
프로젝트 커뮤니케이션 계획 설명
프로젝트에서 프로젝트 결과에 영향을 받는 프로젝트 이해 관계자들은 프로젝트를 원하는 방향으로 이끌고 싶어서 프로젝트 진행 정보를 공유하고자 한다. 따라서 프로젝트 팀은 프로젝트 이해 관계자들의 다양한 정보 요구 사항을 정확히 파악하고 프로젝트 진행 중에 적절한 정보를 적절한 시기에 제공하여 프로젝트 이해 관계자들이 프로젝트에 긍정적인 영향을 미칠 수 있도록 해야 한다. 프로젝트 이해 관계자들을 체계적으로 참여시키기 위해서는 프로젝트 커뮤니케이션 계획을 수립해야 한다. 프로젝트 커뮤니케이션은 언제, 어떤 정보를 어떤 프로젝트 이해 관계자에게 어떻게 제공할 것인지에 대한 계획을 담은 내용으로 구성된다. 프로젝트 이해 관계자들의 정보 요구 사항은 모두 동일하지 않고 고정되어 있지 않기 때문에 프로젝트 진행 중에 커뮤니케이션 계획을 정기적으로 검토하고 업데이트해야 한다. 프로젝트 커뮤니케이션 관리 계획을 수립할 때 고려해야 할 사항은 네 가지가 있다. 프로젝트 커뮤니케이션 관리 계획을 수립할 때 고려해야 할 네 가지 사항은 프로젝트 이해 관계자들의 정보 요구 사항, 정보 배포 이유, 배포 시기와 방법, 담당자, 에스컬레이션 프로세스이다.[프로젝트 의사소통 관리 계획 수립 시 고려사항]
프로젝트 커뮤니케이션 계획을 수립할 때는 이해관계자가 필요로 하는 정보가 무엇인지, 언제 정보가 필요한지 파악하고, 이해관계자가 원하는 정보를 누가 어떻게 만들 것인지 미리 계획해야 합니다. 그런 다음 이해관계자에게 제공하고자 하는 정보가 이해관계자의 관심사와 일치하는지 확인하고 각 이해관계자에게 적합한 정보 제공 방법을 계획해야 합니다. 정보 배포의 타이밍과 방법은 일일, 주간 또는 월간이 될 수 있으며 이메일 보고서와 보고서 형식이 있습니다. 커뮤니케이션 계획의 내용은 커뮤니케이션을 위한 각 이해관계자를 식별하고 문서에 등록하고 각 개별 프로젝트 이해관계자와 커뮤니케이션하는 방법을 계획하는 것을 포함합니다. 이는 프로젝트 커뮤니케이션 계획에서 중복으로 표현됩니다. 커뮤니케이션을 할 때는 먼저 이해관계자가 누구인지 알아야 합니다. 그런 다음 커뮤니케이션 계획을 수립해야 합니다. 이해관계자와 커뮤니케이션 계획을 수립할 때는 각 개별 이해관계자에게 필요한 정보가 무엇인지 파악해야 합니다. 그리고 정보를 배포해야 하는 이유를 파악해야 합니다. 정보를 언제 어떻게 배포해야 하는지 알아야 합니다. 타이밍에는 일일, 주간 또는 월간인지가 포함됩니다. 그리고 커뮤니케이션할 때 보고서를 만들어서 보고할지 이메일로 커뮤니케이션할지가 포함됩니다. 프로젝트 커뮤니케이션 계획을 수립할 때 커뮤니케이션 담당자를 함께 결정해야 합니다. 누가 배포해야 하고, 누가 배포된 정보를 승인해야 하며, 보안상의 이유로 정보에 기밀 정보가 포함되어 있는 경우 누가 공개를 승인해야 하는지 미리 조직해야 합니다. 이를 일종의 R&R(Role and Responsibilities)이라고 할 수 있습니다. 보충 보고 프로세스는 또한 상향으로 에스컬레이션하는 방법을 계획합니다. 커뮤니케이션 관리 계획은 이해 관계자의 관심사가 복잡하거나 프로젝트 팀 구성원이 여러 지역이나 국가에서 작업하는 경우 더욱 중요해집니다. 커뮤니케이션 관리 계획에 포함되어야 하는 일반적인 항목에는 이해 관계자 정보 요구 사항, 언어, 형식, 내용 및 커뮤니케이션 정보의 세부 수준, 정보 공유 이유, 정보 배포 주기, 정보 배포자 및 승인자, 정보 수신자, 정보 공유 기술, 커뮤니케이션을 위한 시간과 리소스, 커뮤니케이션 비용, 커뮤니케이션 관리 계획의 업데이트 주기 및 방법이 포함됩니다. 프로젝트를 수행할 때 프로젝트 팀 구성원이 여러 지역이나 국가에서 작업하고 같은 장소에서 물리적으로 작업할 수 없는 경우 프로젝트는 가상 팀 형태로 수행해야 합니다. 가상 팀은 비디오 컨퍼런스물리적으로 떨어진 상황에서 정보기술 등을 활용하여 비대면 원격으로 프로젝트를 수행하는 팀 형태이다. 가상팀은 의사소통이 어렵기 때문에 의사소통 계획을 수립하는 것이 특히 중요해진다. 가상팀은 주로 글로벌 프로젝트에서 활용된다. 글로벌 프로젝트는 일반적으로 글로벌 그룹사에서 수행한다. 글로벌 그룹사에서 IT 프로젝트를 수행할 경우 프로젝트가 글로벌 단위로 수행되는 경우가 많다. 분산화의 부정적 측면을 최소화하기 위해 가상팀은 다양한 기법을 활용하여 이를 극복해야 한다. 프로젝트 팀원들이 보다 쉽게 사용할 수 있는 협업 툴을 선택하고 툴에 익숙해지도록 지원하는 것이 중요하다. 또한 서로의 얼굴을 최대한 볼 수 있도록 화상회의를 적극 활용하는 것이 좋다. 프로젝트 진행 정보를 공유하고 소통할 수 있는 협업 툴을 활용하는 것도 중요하다. 프로젝트 초기 단계에서는 가능하면 대면 회의를 통해 긴밀한 관계를 유지하는 것이 좋다. 또한 개별 업무 성과에 대한 지표를 명확하게 정의하는 것도 중요하다. 그리고 가상 팀은 실제로는 하나의 팀이기 때문에 기술적 측면이 중요하지만, 팀워크 역시 중요하며 팀워크를 장려해야 합니다.